Como melhorar os processos financeiros para economizar tempo e dinheiro
Os profissionais de finanças e contabilidade desempenham um papel vital em impulsionar o crescimento e a estratégia dos negócios, mas a maioria das empresas subutiliza esse importante recurso porque suas equipes financeiras estão atoladas em processos financeiros ineficientes.
Com todas as soluções de tecnologia disponíveis hoje, as principais tarefas, incluindo faturamento e gerenciamento de despesas, podem ser automatizadas com relativa facilidade, não apenas reduzindo imprecisões e atrasos, mas liberando sua equipe financeira para realizar um trabalho mais útil – e interessante.
Para prosperar no ambiente competitivo de negócios de hoje, as empresas precisam fazer esforços combinados para usar seus recursos da forma mais eficiente possível. A simplificação e a otimização dos processos financeiros é um dos investimentos mais importantes que uma empresa pode fazer para ajudar a garantir a sustentabilidade a longo prazo.
Neste artigo, discutiremos algumas das maneiras de tornar seus processos financeiros mais inteligentes. Vamos explorar:
- Desafios comuns de contabilidade e processo financeiro,
- Dicas de melhoria do processo financeiro,
- Principais processos financeiros que podem se beneficiar da automação e
Vamos mergulhar.
Desafios comuns do processo de contabilidade e finanças
Vejamos alguns dos desafios comuns enfrentados pelas empresas em relação aos processos contábeis e financeiros.
Processos Ineficientes
Sistemas desatualizados resultam em silos de informações que tornam os processos financeiros mais complexos do que precisam ser. Processos de relatórios ineficientes prejudicam a produtividade e causam estresse excessivo aos membros da equipe financeira. Além disso, submeter profissionais de finanças inteligentes e altamente qualificados a trabalhos manuais entediantes e repetitivos (por exemplo, entrada de dados) não apenas incentiva o esgotamento, mas os impede de aplicar seus talentos de maneiras mais produtivas e estratégicas que poderiam ajudar a expandir seus negócios.
Divisão de papéis pouco clara
Quando a divisão de funções e responsabilidades não é clara o suficiente, os funcionários não sabem quem é responsável por quais tarefas ou quem é responsável por qual aprovação. Essa falta de propriedade clara pode resultar em redundância ou tarefas desfeitas, o que, por sua vez, leva a problemas de credibilidade e confiança.
Fraude
A fraude é uma ameaça sempre presente que requer vigilância constante para ser evitada. Em 2018, a fraude resultou em US $ 7 bilhões em perdas corporativas, de acordo com a Association of Certified Fraud Examiners. Informações de faturamento fraudulentas e sistemas de contas a pagar manuais obscuros são as principais causas de fraude, com instâncias que vão desde faturas que não correspondem às despesas até verificação de adulteração. A implementação de um processo de aprovação sólido que evita que os indivíduos assinem faturas específicas de forma isolada pode promover a visibilidade e supervisão necessárias para evitar fraudes.
Incapacidade de gerenciar informações
A contabilidade envolve montanhas de informações e documentos, o que pode ser opressor para muitas equipes financeiras. Gerenciar, armazenar, organizar e rastrear adequadamente todos esses documentos pode ser um desafio, principalmente para empresas que usam sistemas manuais. Dado que todos esses documentos precisam ser fáceis de encontrar novamente mais tarde para verificar as informações e para auditorias – só aumenta o desafio.
Erros de entrada manual de dados
A entrada manual de dados é um processo altamente ineficiente que não apenas consome muito tempo e recursos, mas também resulta em erros, tornando o negócio vulnerável a graves repercussões financeiras. Erros simples podem resultar em faturas mal pagas ou pagas em excesso e uma série de outros erros que podem causar problemas no futuro.
Processamento de aprovação lento
Os processos de aprovação manual podem resultar em um sistema de processamento de pagamento lento e complicado, o que pode levar a atrasos nos pagamentos e atrasos nos pedidos de compra.
Pagamentos lentos podem resultar em fornecedores insatisfeitos, o que pode levar a cobranças adicionais ou até mesmo à suspensão de contas e até mesmo afetar a disposição de outros fornecedores de trabalhar com sua empresa.
Atrasos em pedidos de compra podem resultar em projetos atrasados e podem até mesmo levar a atrasos no lançamento de produtos, o que pode ter efeitos prejudiciais de longo alcance na reputação de uma empresa e até mesmo afetar o preço de suas ações.
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Falta de Visibilidade
Há uma inevitável falta de visibilidade e supervisão que vem com o uso de faturas em papel e outros documentos. É quase impossível para o seu contador saber de cara exatamente quando cada fatura foi emitida, quando / se o pagamento foi feito ou se o pagamento foi compensado – especialmente em organizações maiores. Rastrear e registrar manualmente cada estágio de cada conta e comunicar o status da transação aos fornecedores e outras partes interessadas exige muitos administradores, a maioria dos quais pode ser automatizada.
Outra desvantagem de um sistema manual é que a falta de supervisão leva à falta de percepção das tendências nas operações financeiras da empresa, como dados que mostram padrões de gastos, níveis de produtividade e eficiência operacional geral. No entanto, com processos financeiros automatizados, é fácil analisar esses dados e gerar relatórios que podem ajudar a definir o rumo dos negócios no futuro.
Documentos desaparecidos
Quando há um acúmulo de documentos aguardando para serem processados manualmente, não é incomum que e-mails ou documentos em papel sejam perdidos temporariamente ou completamente perdidos. Por exemplo, em empresas que carecem de fluxos de trabalho contábeis eficientes, faturas perdidas podem fazer com que o departamento de contas a pagar perca tempo entrando em contato com fornecedores para solicitar faturas substitutas – e isso apenas se perceber que as faturas estão faltando. Do contrário, você ficará na situação embaraçosa de ter que explicar aos seus fornecedores por que não os pagou. Além disso, faturas perdidas podem resultar em um rastro de papel inconsistente no momento da auditoria.
O que é melhoria do processo financeiro?
A melhoria do processo financeiro envolve fazer alterações em seus fluxos de trabalho de finanças para aumentar a eficiência. As melhorias de processo podem ser tão simples quanto criar diretrizes mais formalizadas para os funcionários seguirem ao concluir tarefas, como enviar declarações de despesas. Por outro lado, o uso de tecnologia para automatizar seus processos financeiros pode ter um impacto significativo na consistência, velocidade e precisão, tornando mais fácil atingir seus objetivos de negócios.
Agora, vamos dar uma olhada em algumas dicas para ajudá-lo a melhorar seus processos financeiros.
Dicas de melhoria do processo financeiro
Audite seus processos existentes
Para melhorar seus processos financeiros, você primeiro precisa examinar os pontos fortes e fracos do (s) sistema (s) que você possui atualmente. Concentre-se na identificação de áreas que podem se tornar mais eficientes e econômicas e decida quais problemas você enfrentará primeiro. Você desejará priorizar as áreas que proporcionarão os ganhos mais significativos para o seu negócio primeiro e implementar melhorias adicionais ao longo do tempo.
Envolva sua equipe
É vital obter a adesão de sua equipe antes de fazer qualquer alteração importante em seus processos financeiros. Crie suporte para as mudanças que você deseja implementar em toda a sua empresa, mostrando à alta administração e à equipe de finanças como as melhorias irão beneficiá-los e tornar seu trabalho mais fácil.
Treine e desenvolva sua equipe
Uma maneira de melhorar seus processos financeiros é oferecer aos membros de sua equipe algum treinamento multifuncional. Dessa forma, você sempre pode ter pessoal disponível com conhecimento, pelo menos, do funcionamento básico de seu software de contabilidade e fluxos de trabalho de finanças. Talvez mais importante, ensinar aos funcionários os processos corretos e como eles se beneficiarão e liberarão tempo os tornará mais propensos a cumpri-los.
Definir prazos claros
Estabelecer prazos obrigatórios pode fazer maravilhas em termos de encorajar os funcionários a entregar a documentação financeira em tempo hábil. Os membros da equipe têm muito mais probabilidade de enviar declarações de despesas e faturas em dia se souberem que os pagamentos serão atrasados se não os enviarem até a data limite. A configuração de mensagens automatizadas que lembram os indivíduos de enviarem seus documentos pode ajudar a garantir isso, e formulários dinâmicos com regras podem ajudar a garantir que eles preencham todos os campos e enviem toda a documentação de suporte necessária.
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Aumente a colaboração
As equipes financeiras não trabalham isoladas; eles geralmente dependem de outras divisões para obter dados. Encontre maneiras de promover a colaboração interdepartamental para garantir que as informações sejam enviadas antecipadamente. Romper silos entre várias partes da organização pode ter um impacto pronunciado na eficiência.
Automatize os principais processos financeiros
Ao automatizar aspectos de seus processos financeiros, você pode melhorar significativamente a eficiência e reduzir o trabalho pesado. Os processos mais fáceis de melhorar tendem a ser aqueles que exigem mais mão de obra para serem executados manualmente, que também tendem a ser os que apresentam maior risco de erro. Obviamente, você também deseja se concentrar em processos que realmente são executados com bastante frequência, para maximizar a economia de tempo. Isso geralmente inclui tarefas de rotina, como pedidos de compra, aprovação de faturas, reembolso de viagens e outras atividades que as pessoas realizam todos os dias.
Tente automatizar o máximo possível dessas tarefas diárias e certifique-se de personalizar as configurações de automação para garantir que as regras e controles específicos para cada processo individual sejam seguidos.
Conforme você divide seus principais processos em seus menores componentes, você descobrirá que oportunidades adicionais para automação se apresentam.
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