Qual é o processo de fechamento de fim de mês?

Qual é o processo de fechamento de fim de mês?

Demonstrações financeiras completas e oportunas são a ferramenta estratégica mais poderosa para qualquer organização. Eles ajudam os proprietários de negócios a medir o progresso em direção às metas e são essenciais para realizar uma projeção precisa do fluxo de caixa para o futuro. Eles são essenciais para a tomada de decisões de negócios.

Fechar os livros a cada mês define seus números em pedra. É impossível acompanhar com precisão o desempenho se esses números saltarem quando alguém encontrar faturas ou contas que não foram registradas em tempo hábil ou quando alguém alterar as transações de meses anteriores (ou mesmo de anos anteriores). Incluir um processo de fechamento mensal em seus procedimentos contábeis regulares garante que seus números sejam confiáveis, estáveis ​​e precisos.

Para usar suas informações financeiras como um planejamento eficaz e uma ferramenta estratégica, você precisa entrar em um ritmo regular de fechamento de seus livros. Nesta postagem, primeiro daremos uma visão geral do processo de fechamento e forneceremos a você uma lista de verificação de fechamento no final do mês.

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Você faz um fechamento de fim de mês?

Um dos princípios contábeis fundamentais, é fechar os livros e o processo de verificar e ajustar os saldos de final de mês com a finalidade de preparar relatórios que reflitam o verdadeiro desempenho da empresa durante um período específico de tempo.

O fechamento dos livros é uma parte importante do ciclo contábil e serve como ponto de corte para as transações: elas ocorrem antes ou depois da data de fechamento. Este ponto de corte é criado zerando os saldos nas contas de demonstração de resultados para que essas contas possam começar do zero para o próximo período.

As contas de demonstração de resultados são temporárias: elas coletam dados por um período específico de tempo, seja um mês, trimestre ou ano. Ao final desse período, os saldos das contas de receitas e despesas são transferidos para lucros acumulados no balanço patrimonial. No balanço, as contas são permanentes, pelo que refletem o agregado da atividade financeira da entidade desde o início.

Mas, como veremos a seguir, há muito mais para fechar os livros do que fazer apenas algumas entradas de diário.

Quanto tempo leva um fechamento de fim de mês?

Há muita pressão para fechar os livros o mais rápido possível todos os meses. Os proprietários e executivos de empresas usam os dados financeiros do mês passado como um ponto de partida para tomar decisões de negócios para o próximo mês. Portanto, quanto mais cedo eles obtiverem os números finais, mais cedo poderão ver o que funcionou no mês passado e o que não funcionou, para que possam começar a fazer alterações no mês atual.

Graças à tecnologia, o fechamento está cada vez mais rápido, de acordo com pesquisas da Ventana Research. Em 2014, 58% das empresas pesquisadas levaram sete ou mais dias para fechar, e 28%, onze dias ou mais. Apenas 29% fechavam em quatro dias. Mas em sua pesquisa de 2019, apenas 49% precisava de sete ou mais dias, e quase metade (46%) fechava em quatro dias. Sessenta e um por cento estavam fechando os livros em seis dias.

Esses números são um pouco mais rápidos do que o APQC encontrado em 2018, onde o fechamento médio de 2.300 organizações foi de 6,4 dias. Os 25% mais ricos nessa pesquisa fechavam em 4,8 dias ou menos, enquanto os 25% mais pobres precisavam de 10 dias ou mais.

Fechar mais rápido às vezes significa uma troca entre velocidade e precisão. Usar estimativas em vez de cálculos exatos pode economizar horas ou até dias de folga. Em muitos casos, essas estimativas não são materialmente diferentes dos reais. No entanto, quando chegar a hora de fechar o ano fiscal, os valores reais precisarão ser determinados. Isso significa que o encerramento do ano provavelmente levará pelo menos um ou dois dias a mais.

Quais são as 4 etapas do processo de fechamento?

As contas de declaração de renda rastreiam a atividade durante um período específico, portanto, esses saldos precisam ser zerados ou fechados, para que o próximo período possa começar do zero. Outra conta é usada para controlar os dividendos pagos no período e também precisa ser zerada. O processo de fechamento envolve quatro etapas para que isso aconteça.

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• 1- Fechar contas de receita para Resumo de receita. Resumo de receita é uma conta temporária usada durante o processo de fechamento. Primeiro, os saldos em todas as contas de receita são transferidos para Resumo de receita.
• 2- Feche as contas de despesas no Resumo de receitas. Depois que as despesas são fechadas para o Resumo da receita, o saldo dessa conta é a receita líquida do período.
• 3- Fechar resumo de receita para lucros retidos. Uma vez que o Resumo da receita é uma conta temporária, esse saldo precisa ser fechado para Lucros retidos para rastrear os ganhos cumulativos da empresa.
• 4- Fechar dividendos para lucros retidos. As distribuições em dinheiro ou dividendos pagos aos proprietários durante o período precisam ser encerrados em Lucros retidos para que o saldo reflita os lucros retidos pela empresa para necessidades futuras.

A maioria dos pacotes de software de contabilidade executa esse processo de maneira invisível quando uma caixa é marcada para fechar os livros. Tudo o que você realmente vê é o resultado final – um conjunto de demonstrações financeiras equilibradas e a razão geral pronto para o próximo período contábil.

FAÇA SEUS NÚMEROS ALINHADOS ANTES DE FECHAR

Mas há muito que precisa ser feito antes que essas poucas entradas de fechamento possam acontecer. As contas do balanço patrimonial precisam ser reconciliadas. As reconciliações bancárias devem ser vinculadas aos saldos na data de fechamento.

As provisões precisam ser postadas. O reconhecimento da receita do período deve ser reduzido ao quadrado. Os ativos fixos devem ser atualizados. Os lançamentos contábeis manuais para depreciação e amortização precisam ser calculados e lançados. As transações entre empresas precisam ser eliminadas. A receita diferida deve ser reclassificada. Dependendo da sua organização, você pode ter ajustes adicionais, alocações e acúmulos para fazer. Todas essas etapas precisam fazer parte de seus procedimentos contábeis regulares.

A maioria das equipes de contabilidade usa algum tipo de lista de verificação de fechamento no final do mês e tem algum tipo de processo de fechamento no final do mês. Em uma extremidade do espectro estão os contadores, controladores e CFOs que mantêm tudo em suas cabeças e usam muitos processos manuais. Isso pode funcionar por um tempo, mas à medida que o departamento de contabilidade cresce, esse processo pode se tornar um caos total. O conhecimento tribal é abundante e as tarefas podem ser facilmente negligenciadas, especialmente se uma pessoa-chave ficar fora por alguns dias.

Do outro lado do espectro estão as equipes de contabilidade que seguem um processo bem pensado e otimizado com listas de verificação interativas, ferramentas de fluxo de trabalho e que aproveitam toda a automação que podem. Essas equipes estão usando tudo o que seu sistema de contabilidade construiu, além de algumas ferramentas adicionais como FloQast.

Onde quer que sua equipe esteja nesse espectro, uma lista de verificação abrangente que inclua todos os processos e atribuições é essencial para agilizar o processo de fechamento. Idealmente, sua lista de verificação deve facilitar a troca de tarefas entre os membros da equipe para manter o processo em andamento com eficiência.

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Lista de verificação de fechamento de fim de mês

Qualquer que seja o sistema de contabilidade que você usa, a lista de verificação a seguir cobre a maioria das tarefas que precisam ser concluídas antes que você possa fechar os livros. Um modelo de fechamento de fim de mês – como o encontrado aqui – pode ajudá-lo a começar a desenvolver o melhor processo para sua organização.

• 1- Confirme todas as transações do período.

• Publicar ou importar folha de pagamento. Certifique-se de que todas as planilhas de horas foram enviadas e aprovadas.
• Verifique se todas as contas a pagar estão no sistema, incluindo contas recorrentes.
• Verifique se todas as faturas de contas a receber estão no sistema e se todas as faturas recorrentes foram geradas.
• Verifique se todos os relatórios de despesas foram enviados e aprovados.
• Publique ou importe todas as cobranças de cartão de crédito e débito.

• 2- Publicar entradas de fechamento no diário geral

• Revise e publique o reconhecimento de receita de programações.
• Pós adiamentos, acréscimos e reversões.
• Poste a depreciação, amortização e quaisquer outras receitas ou despesas de outros módulos.
• Verifique se todas as entradas que deveriam ter sido inseridas realmente foram inseridas.

• 3- Fechar sub-livros, se houver

• Verifique se há transações em formato de rascunho, transações recorrentes que falharam e transações ainda aguardando aprovação.

• 4- Execute todas as reconciliações

• Reconcilie todas as contas bancárias com extratos bancários. Contas de alto volume podem ser mais fáceis de gerenciar com reconciliação semanal ou mesmo diária.
• Reconcilie todas as contas de cobrança.
• Reconcilie o envelhecimento do AP para o livro auxiliar e o livro auxiliar para o razão geral.
• Reconcilie o livro auxiliar e o livro auxiliar envelhecidos de AR com o livro-razão geral.
• Reconcilie pré-pagos, ativos fixos, trabalho em andamento e quaisquer contas de receita diferida.
• Reconcilie o estoque real com o estoque no Razão.

• 5- Executar relatórios de revisão

• Variação de P&L ou Orçamento vs. Real.
• Investigue quaisquer mudanças incomuns.

FECHE OS LIVROS COMO UM PROFISSIONAL

Agora que você já definiu o processo geral de fim de mês, pode começar a dividir as tarefas entre os membros da equipe. Começar com uma lista de verificação completa pode ajudá-lo a começar a otimizar seus processos para acelerar o fechamento. Tendo em mente que muitas dessas tarefas devem ser concluídas sequencialmente, você pode acelerar o fechamento concluindo algumas tarefas no período atual e não esperando até o final do período para começar. Lembre-se, quanto mais cedo você fechar os livros, mais cedo poderá fazer as coisas legais em contabilidade.

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Fonte: FloQast