Como garantir que as obrigações tributárias acessórias dos clientes estejam em dia?

Como garantir que as obrigações tributárias dos clientes estejam em dia?

Poucos sabem, mas, em via de regra, a entrega das obrigações tributárias acessórias é responsabilidade do gestor da empresa, e não do contador. 

Porém, devido à complexidade desse processo, essa é uma das tarefas que são direcionadas para os escritórios contábeis, o que é totalmente compreensível. 

Para que sejam realizadas corretamente e dentro do prazo, é essencial que haja parceria e boa comunicação entre contador e cliente.

Sabemos que o profissional contábil tem papel fundamental no sucesso e no crescimento de uma empresa. No entanto, é bem importante deixar claro que nem tudo relacionado à parte fiscal e/ou tributária de um negócio é sua atribuição.

Por exemplo, na área tributária, ainda que o contador possa responder por atos de má-fé ou por prestar informações incorretas ou incompletas, o empresário é o principal devedor em casos de erros e falhas apresentados na contabilidade fiscal da empresa.

Ele também responde pelo não cumprimento das obrigações tributárias acessórias e tudo mais que as legislações vigentes atribuem ser seu dever.

O que queremos dizer com tudo isso? Que se você realmente quer prestar um serviço de excelência aos seus clientes, entregar mais e melhores resultados, e ter um verdadeiro diferencial competitivo, é essencial ajudar o seu cliente com a entrega das obrigações tributárias acessórias e garantir que isso seja feito totalmente livre de erros.

Como isso pode ser feito? Confira a resposta agora!

O papel do contador referente às obrigações tributárias acessórias

De acordo com o artigo 113º, § 2 e 3 do Código Nacional Tributário, Lei nº 5.172 de 25 de outubro de 1966, obrigações tributárias acessórias são:

§ 2º A obrigação acessória decorre da legislação tributária e tem por objeto as prestações, positivas ou negativas, nela previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos.

§ 3º A obrigação acessória, pelo simples fato da sua inobservância, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária.

Na prática, as obrigações tributárias acessórias são declarações que devem ser entregues aos órgãos competentes, de forma mensal, trimestral ou anualmente, com informações sobre impostos apurados, encargos e outros fatores financeiros relacionados.

Elas se referem ao pagamento dos tributos realizados por uma empresa. Assim, dentro desse contexto estão inseridos impostos, taxas, contribuições e outros valores pertinentes àquele negócio.

O objetivo das obrigações tributárias acessórias é auxiliar na fiscalização dos tributos recolhidos para municípios, estados e federação.

Só com essa explicação já dá para ter uma ideia da importância dessas obrigações, concorda? 

O fato é que, além de atenderem determinações legais, as obrigações tributárias acessórias têm prazos distintos para serem enviadas. E é justamente neste ponto que começa a atuação do contador.

No que se refere à entrega desses documentos, cabe ao profissional contábil orientar o cliente sobre a importância do cumprimento dos prazos e as consequências do seu não cumprimento.

Porém, isso só é possível se o empreendedor enviar ao escritório contábil todos os comprovantes necessários para o cumprimento dessa determinação.

Uma vez feito isso, o contador precisa providenciar o envio das obrigações tributárias acessórias, livre de erros e, principalmente, até a data estipulada pelos órgãos fiscalizadores.

Como alinhar prazos para entrega das obrigações tributárias acessórias

Na teoria parece bem fácil entrar em contato com o cliente, solicitar a documentação necessária para envio das obrigações tributárias acessórias e fazer a entrega. Mas quem tem um escritório contábil sabe que, no dia a dia, esse processo não acontece bem assim.

O primeiro motivo é que existem perfis de clientes contábil bastante distintos, tais como o conversador, o tradicional avesso à tecnologia, o nervoso, o especialista etc. 

Quando falamos sobre  as obrigações tributárias acessórias, possivelmente, os que geram mais “dor de cabeça” para os contadores são os iniciantes, os que não cumprem o prazo e os desorganizados.

Os iniciantes tendem a necessitar de mais atenção por não conhecerem o universo contábil. Por isso, o profissional contábil precisa ter paciência para explicar cada processo detalhadamente quantas vezes forem necessárias, e jogo de cintura para cobrar a parte que cabe ao cliente sem causar mais mal-estar.

Com relação aos clientes que não cumprem o prazo, bem, essa forma de nomeá-los já deixa claro o que está por vir, concorda? 

Por mais que se deixe claro a importância de respeitar as datas de entrega e as consequências que o não cumprimento disso pode causar, na maioria das vezes, esses clientes vivem sempre no limite dos prazos — quando não extrapolam.

Esse perfil de empreendedor requer aplicação de técnicas que visam mudar esse costume, por exemplo, atrelar as datas de entrega de documentos com datas reais para eles, como aniversários.

Já os clientes desorganizados, geralmente, têm problemas em gerenciar o tempo. Eles podem até separar tudo o que você precisa para entregar as obrigações tributárias acessórias, mas não encontram “espaço na agenda” para lhe enviar ou simplesmente esquecem devido à correria do dia a dia.

Mas independentemente do tipo de cliente contábil, há algumas boas práticas que você pode adotar para alinhar os prazos de entrega das obrigações tributárias acessórias:

• tenha um bom canal de comunicação com os seus clientes;
• crie cronogramas;
• envie alertas sobre os prazos de entrega;
• dê dicas de como organizar melhor os documentos necessários.

Tenha um bom canal de comunicação com os seus clientes

Estabelecer uma boa comunicação é o princípio básico necessário em qualquer relacionamento. Por isso, na relação com os clientes do seu escritório contábil, isso não poderia ser diferente.

A comunicação com o cliente evita desentendimentos, ajuda a alinhar expectativas e contribui para que os prazos referentes às obrigações tributárias acessórias sejam cumpridos adequadamente.

Uma forma de conseguir isso é ter uma rotina de conversas ou encontros. Por exemplo, você pode agendar para conversar com o seu cliente uma vez por semana ou a cada quinze dias, tudo depende do volume de serviços que precisa entregar a ele.

Essas conversas são importantes também para esclarecer eventuais dúvidas que o empreendedor possa ter, bem como para estreitar o relacionamento de vocês.

No entanto, não deixe de disponibilizar diferentes canais de comunicação e ir além do tradicional e-mail e telefone. Os aplicativos de mensagens e de vídeo chamadas podem ser fortes aliados, especialmente agora que muitas empresas estão trabalhando remotamente.

E não se esqueça: transparência e sinceridade na comunicação são essenciais para gerar confiança e fidelização.

Crie cronogramas

Que tal ir além da entrega das obrigações tributárias acessórias dentro do prazo e oferecer ao cliente um atendimento realmente personalizado?

Você pode criar cronogramas com os prazos a serem cumpridos e disponibilizar para os seus clientes. 

A proposta dessa estratégia é disponibilizar um calendário tributário que descreva todas as obrigações que precisam ser atendidas, bem como o prazo de cada uma, separando em mensal, semestral e anual.

Esse tipo de ferramenta facilita a rotina do empreendedor e contribui para evitar atrasos relacionados a essa tarefa.

Envie alertas sobre os prazos de entrega

Mas sabemos que, ainda que você forneça um calendário tributário completo para os seus clientes, pode ser que eles não consultem como deveriam.

Por isso, outra forma de alinhar os prazos de entrega das obrigações tributárias acessórias é enviar alertas sobre as datas de vencimento.

Mais uma vez, a tecnologia será uma forte aliada sua e da sua equipe. No entanto, é preciso, primeiro, modernizar o seu escritório de contabilidade. 

Existem diversas ferramentas para contadores, muitas gratuitas, que podem contribuir para esse processo, basta encontrar aquela que melhor atende o seu negócio. 

Por exemplo, as que têm função de agenda permitem registrar as datas limites de entrega e lembrar você a sua equipe de comunicar os clientes. Essas comunicações, por sua vez, podem ser disparos automáticos de e-mail ou mensagens de textos ou voz pré-agendadas.

Dê dicas de como organizar melhor os documentos necessários

E dá para ir além do que se espera de um escritório contábil e entregar muito mais valor aos seus clientes.

Um bom exemplo dessa forma de atuação é dar dicas de como os empreendedores podem organizar melhor as suas rotinas, tanto as relacionadas às obrigações tributárias acessórias quanto outras de gestão financeira e fiscal.

Aqui, partimos do princípio que, muitas vezes, é necessário educar o cliente contábil. O que isso quer dizer? Quer dizer que é preciso apresentar o que é contabilidade, mostrar que a sua atuação vai muito além de cumprir normas e leis, esclarecer dúvidas e muito mais.

No que se refere às obrigações que precisam ser entregues, você pode lançar mão do marketing digital e criar conteúdos com dicas e orientação sobre o assunto, indo da importância, o que preciso ser enviado a como se organizar para isso.

Se não quiser elaborar textos, pode compartilhar com o seu cliente materiais interessantes que encontra na internet ou enviar e-mails periódicos, com sugestões suas, para abordar essas questões.

A importância da comunicação com os clientes

Como dissemos anteriormente, estabelecer uma boa comunicação com os seus clientes é essencial para que essa parceria dê certo.

É com uma comunicação clara, sincera e transparente que o empreendedor vai criando confiança nos seus serviços e percebendo quanto a contabilidade é importante para o crescimento da empresa dele.

Mas para conseguir isso é bem importante seguir algumas boas práticas. A primeira é entender o seu cliente e usar uma linguagem que ele também entenda.

Isso quer dizer que, para uma comunicação efetiva, é bem importante evitar termos muito técnicos ou usados apenas por quem é da área contábil.

Não se esqueça que, para a maioria dos clientes, a contabilidade é um mundo nunca antes explorado. Por isso, quanto mais simples você tornar esse acesso, melhor para ele compreender a importância da ciência da riqueza.

Somado a isso, é bastante válido definir quais são os canais de comunicação oficiais entre vocês, por exemplo, e-mail, telefone, aplicativo de mensagem etc. Esse cuidado é fundamental para evitar desencontros, tais como o seu cliente enviar um e-mail e você esperando o retorno por telefone.

E tenha sempre em mente que a comunicação é uma via de mão dupla. Ou seja, ao mesmo tempo em que você precisa transmitir informações, precisa dar espaço para o cliente falar e expor suas dúvidas e dores.

Os principais desafios do profissional de contabilidade

Não podemos deixar de citar que o profissional de contabilidade enfrenta, diariamente, uma série de desafios. Entre os que mais se destacam estão:

• estar sempre atualizado quanto às mudanças e adequações de leis e normas;
• encontrar um bom diferencial competitivo para se destacar dos concorrentes;
• se manter competitivo;
• saber como vender contabilidade da maneira certa;
• mostrar ao cliente o real valor e importância do seu serviço;
• entregar além do que os clientes esperam;
• cumprir prazos;
• saber lidar com diferentes perfis de clientes;
• acompanhar as mudanças tecnológicas do setor.

Se analisarmos de maneira mais profunda, no fim, todos esses desafios se encontram em um mesmo ponto: atender os clientes com excelência.

No caso das obrigações tributárias acessórias, por exemplo, de nada adianta cobrar do empreendedor sobre o envio dos documentos necessários e o seu escritório contábil não fazer a entrega aos órgãos competentes dentro do prazo estipulado.

Situações como essa, além de gerarem uma série de transtornos ao cliente, comprometem drasticamente o relacionamento de vocês, pois quebra a confiança nos seus serviços.

Isso pode levar a diversas outras questões, tais como impactar negativamente a sua imagem e a sua marca e, com isso, afetar a prospecção de novos clientes.

Ou seja, é preciso ter uma boa parceria, na qual cada parte assume a sua responsabilidade, a fim de que todos colham bons resultados no final.

Outro desafio que não podemos deixar de citar é encontrar uma forma de tornar a sua atuação essencial para o crescimento da empresa do seu cliente. 

Em outras palavras, consiste em mostrar para o empreendedor quanto os serviços que você presta vão muito além do atendimento de leis e que, na verdade, devem servir como base para importantes tomadas de decisão que podem, inclusive, decidir o futuro desse negócio.

Para isso, é preciso apresentar resultados e, claro, conquistar a confiança do seu cliente. 

Confira nosso artigo sobre DIAGNÓSTICO CONTÁBIL: COMO REALIZAR O SEU?

Fonte: blog.nucont.co